Regulamento da Sala de Leitura

A documentação confiada à guarda do Arquivo Histórico e Centro de Documentação dos Comboios de Portugal, E.P.E é património nacional, e, por isso, um bem coletivo.

Como tal, a CP é responsável pela sua conservação, segurança e acesso, mas considera que esta responsabilidade também incumbe a todos os utentes.

O presente Regulamento destina-se a definir normas que assegurem uniforme e equitativamente a prossecução daqueles três objetivos. Por um lado, é necessário evitar situações que dificultem o trabalho dos investigadores e demais utentes, facilitando o mais possível o acesso; por outro lado, também é necessário garantir a conservação e a segurança dos documentos e criar normas iguais para todos os leitores.

Como se verá, estas normas não responsabilizam apenas os serviços da CP, mas também os leitores. A sua observância por parte dos leitores constitui um contributo essencial para conseguir, simultaneamente, facilitar o acesso aos documentos e garantir a sua conservação e segurança.

As seguintes normas destinam-se a orientar os procedimentos habituais.

Admite-se, todavia, a possibilidade de considerar alguns casos excecionais de acesso, quando devidamente justificados e autorizados pela Direção, na medida em que não ponham em risco a segurança e a integridade das espécies.

I – Serviços - Condições gerais de acesso

1.1. Têm acesso à Sala de Leitura do Arquivo Histórico e Centro de Documentação dos Comboios de Portugal, EPE - utilizadores nacionais e estrangeiros com idade superior a 18 anos.

1.2. A Sala de Leitura funciona das 09h00 às 13h00, de terça a quinta-feira (mediante marcação prévia).

1.3. A sala tem 6 lugares à disposição dos utilizadores.

II – Consulta

2.1. Para a consulta, devem os leitores proceder ao preenchimento de um formulário e à apresentação do Cartão do Cidadão ou de documento oficial que comprove a sua identidade.

Os elementos constantes do formulário são confidenciais e destinam-se exclusivamente ao funcionamento interno do serviço e a fins estatísticos.

2.2. Para consulta, deverá ser preenchida uma requisição, indicando as espécies de modo legível.

2.3. A utilização da Sala de Leitura como local de trabalho e a fragilidade do património documental e bibliográfico à guarda do Arquivo Histórico e Centro de Documentação interditam toda e qualquer ação que possa lesar o referido local e o respeito pelos utilizadores.

2.4. Devem observar-se, entre outras, as seguintes condições de segurança:

manuseamento cuidadoso das espécies, de modo a evitar danos físicos;
utilização de lápis ou lapiseira.

O leitor é responsável pelas espécies que recebe até à sua devolução e conferência pelos técnicos de serviço. Não poderá, em caso algum, escrever nos documentos ou sobre eles nem retirá-los da sua ordem. Também não poderá colocar livros abertos uns sobre os outros, dobrar folhas, forçar as encadernações, salivar os dedos para virar as folhas nem manusear as espécies de forma que prejudique a sua boa conservação.

2.5. Os leitores devem respeitar a ordem dos documentos que lhes são confiados, bem como manusear com precaução os referidos documentos.

2.6. Se, durante a consulta, o leitor se aperceber de alguma anomalia (erro de cotação, mau estado, etc.), deve comunicá-la ao técnico de apoio, pois só a estes é permitida a sua correção.

As espécies identificadas como em mau estado de conservação constituem documentos de consulta condicionada.
Só podem ser consultadas em casos especiais devidamente autorizados pela Direção.

III – Reprodução

3.1. Poderá ser condicionada a reprodução em fotocópia ou digitalização de documentos, segundo critérios de conservação.

É interdita a fotocópia direta de manuscritos, livros antigos ou outros documentos originais.

3.2. A reprodução de obra integral ou documento restrito está sujeita à tutela das disposições legais referentes aos direitos de autor, aos direitos conexos ou a quaisquer outros direitos ou obrigações que subsistam sobre os dados, obras, prestações ou outros elementos incorporados numa base de dados; à segurança, à confidencialidade, à proteção dos dados pessoais e à vida privada; ao acesso aos documentos públicos.

3.3. A utilização de reproduções na difusão dos documentos para fins de publicação, trabalho de investigação, exposição ou exploração comercial carece de autorização superior.

De acordo com a utilização a ser dada à documentação solicitada pelos leitores, deverão ser preenchidos os seguintes formulários:

Pedido de Imagens e Gravação de CD;
Termo de Responsabilidade;
Requisição de Consulta Interna;
Requisição de Consulta Externa;
Pedido de Fotocópias.

As referidas reproduções devem ter expressa a propriedade dos documentos.

3.4. Os leitores serão convidados a entregar dois exemplares, para constar do acervo do Arquivo Histórico e Centro de Documentação, a título de direitos patrimoniais.

3.5. As reproduções estão sujeitas ao pagamento constante da Tabela de Preços da Sala de Leitura, que pode ser consultada.

IV – Aplicação

4.1. Os leitores que não respeitem as disposições deste regulamento serão convidados a abandonar a Sala de Leitura.

4.2. A degradação ou o roubo de documentos será objeto de penalização, segundo a legislação em vigor.